GDPR – Správa ochrany osobních údajů

Mgr. David Műller a Václav Műller, patentový zástupci, jakožto správci osobních údajů (dále jen jako „správci“) v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“), Vás tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním služeb patentového zástupce.

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, pokud jej neukládá právní předpis. Odepření poskytnutí osobních údajů, které jsou nezbytné k naplnění daného účelu, může mít za následek neuzavření smluvního vztahu a ukončení komunikace mezi správci a klientem.

Jakožto správci prohlašujeme, že neprovádíme automatizované zpracování osobních údajů nebo profilování ve smyslu článku 22 GDPR, stejně tak nejsou osobní data poskytována třetím osobám, bez souhlasu klienta, vyjma případů viz bod „Přístup k osobním údajům“.

Kontaktní údaje správců:

Naleznete na našich internetových stránkách, kontaktní osobou je Mgr. David Műller, Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

Jaké osobní údaje zpracováváme:

  • identifikační údaje - jedná se osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (jméno, příjmení, titul, v některých případech rodné číslo, datum narození, bylo-li přiděleno, a též i adresu trvalého, případně přechodného bydliště, doručovací či jinou kontaktní adresu, údaje o dokladech totožnosti, jako číslo občanského průkazu, číslo pasu či jiného obdobného dokumentu, místo a stát narození, podpis, státní příslušnost, u klienta fyzické osoby podnikatele rovněž i místo podnikání, daňové identifikační číslo a IČ);
  • kontaktní údaje - umožňující kontakt s klientem, zejména se jedná o telefonní číslo, číslo faxu, e-mailovou adresu, ID datové schránky a jiné kontaktní údaje umožňující elektronickou komunikaci
  • další osobní údaje - spojené se smluvním vztahem např. číslo bankovního účtu klienta, jakož i další osobní údaje poskytnuté klientem za účelem řádného poskytování služeb Správce

Právní titul:

Vaše osobní údaje jsme oprávněni i bez Vašeho souhlasu zpracovávat v níže uvedených případech:

  • v rozsahu nezbytném pro uzavírání smluv
  • v rozsahu nezbytném pro splnění právní povinnosti, jež nám jakožto Správcům ukládá právní předpis
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů jakožto Správců

Účel a zpracování osobních údajů:

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu poskytování služeb patentového zástupce zejména pro vedení vedení spisu klienta, komunikace se úřady, soudy a jinými orgány veřejné moci, vedení sporů, apod. K plnění zákonných povinností jako např. zákona o dani z přidané hodnoty, zákona o účetnictví, o archivnictví a spisové službě, a dalších právních předpisů. Údaje slouží k evidenci spolupracujících advokátů a patentových zástupců k plnění smluv se spolupracujícími advokáty a patentovými zástupci. Existující oprávněný zájem Správce související např. s provozem kanceláře Správce, či dodavateli.

​Zdroje osobních údajů:

Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnou klienti v souvislosti s poskytováním našich služeb, dále se jedná o údaje dostupné z veřejných rejstříků a údaje, které jsme získali od státních úřadů a orgánů veřejné moci. Jedná se tedy zejména o tyto zdroje:

  • ​klienti poskytující osobní údaje v souvislosti s poskytováním našich služeb
  • veřejné rejstříky, seznamy a evidence (např. OR, ŽR, telefonní seznam apod.)
  • veřejně dostupné informace (např. internetové stránky);
  • třetí osoby v souvislosti s poskytováním služeb Správce (překladatelé, znalci, dodavatelé, svědci apod.);
  • orgány veřejné moci např. (Úřady, soudy, notáři aj.)
  • další subjekty, pokud tak stanoví zvláštní předpis.

 Doba zpracování osobních údajů:

Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou pro řádné poskytnutí našich služeb, případně po dobu, jež nám ukládají právní předpisy. Osobní údaje uchováváme 10 let po ukončení poskytování našich služeb a dále pro splnění povinností stanovené zvláštními právními předpisy (účetní, daňové apod.). 

Způsob evidence osobních údajů:

Vedeme v některých případech listinou a u nových případů výlučně elektronickou evidenci.

  • listinná evidence je uložena ve spise klienta a spis samotný je uložen v uzamykatelných skříních případně v archivu, na adrese sídla Správců. Kancelář Správců je uzamykatelná a vstup do ní mají pouze Správci.
  • elektronická evidence je vedena v počítači, jehož přístup je chráněn heslem; Užíváme též sdílený disk, kde přístup na tento disk je rovněž chráněn heslem. Elektronická evidence je též uchovávána na externím disku, ke kterému mají přístup výlučně Správci či jimi pověřené osoby
  • Účetní data jsou v komerčním účetním programu, jehož přístup je chráněn heslem a přístup do něj mají jen Správci či jimi pověřené osoby

Ochrana osobních údajů:

​Osobní údaje jsou pod stálou kontrolou. Jakožto Správci disponujeme mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných osobních údajů před neoprávněným přístupem, přenosem, ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých smluvně převzatých povinností, jsou vázány povinností mlčenlivosti. Pro ochranu IT systémů využívajících při správě osobních údajů využíváme zejména antivirový program.

Přístup k osobním údajům:

K osobním údajům mají přístup Správci a dále správci osobních údajů, kterými jsou spolupracující patentoví zástupci, advokáti, případně další příjemci, například notáři, znalci, externí účetní, daňoví a IT dodavatelé, kteří mají ke zpracovávaným osobním údajům přístup výlučně v pro ně nezbytném rozsahu a za účelem vyplývajícím ze smlouvy či z jiného právního důvodu zpracování osobních údajů, zejména v souvislosti s plněním povinností dle právních předpisů, a kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti. Osobní údaje jsou předávány pouze v případě, je-li to nezbytné k plnění našich smluvních a zákonných povinností, orgánům veřejné moci (soudy, správní orgány) a dalším příjemcům dle potřeb a pokynů klienta. Se souhlasem klienta mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším osobám.

Práva subjektů osobních údajů:

Klienti mají právo získat od Správců informace o tom, zda, jaká a jakým způsobem jsou osobní data zpracovávána. Klienti mají právo, aby nepřesnosti uvedené v osobních údajích, které se ho týkají, byly opraveny nebo na pokyn klienta doplněny. Klienti mají dále právo požadovat omezení zpracování osobních údajů, vznést stížnost nebo námitku proti zpracování osobních údajů, požadovat přenesení údajů, být informováni o porušení zabezpečení osobních údajů, právo výmazu a další práva stanovená v GDPR.